Ljudi se brzo naviknu na e-poštu. Tijekom večeri možete razmijeniti desetak ili više poruka, a dopisivanje s prijateljima i rodbinom vrlo često podsjeća na usmeni dijalog. Međutim, kad sastavljate poslovna pisma, morate poštivati pravila bontona, a ona su približno ista za e-poštu i običnu poštu.
Nužno je
- - računalo s internetskom vezom;
- - telefonski imenik.
Upute
Korak 1
Navedite svrhu svoje poruke. Nije potrebno to zapisati, ali morate jasno razumjeti želite li postići novi ugovor, dobiti nove klijente, zaposliti novog zaposlenika, podnijeti zahtjev ili jednostavno čestitati partnerima na odmoru.
Korak 2
Razmislite tko bi točno trebao primiti vaše pismo. O tome uvelike ovisi njegov oblik. Možda uopće ne trebate ništa pisati, ali bit će dovoljno nazvati telefonom, razgovarati o situaciji na specijaliziranom forumu ili osobno riješiti problem.
3. korak
Odaberite vrstu slova. Za potrošača to može biti ponuda proizvoda ili usluge, druge informacije reklamne prirode. Možete provesti anketu. Banke klijente često podsjećaju na dugove ili nove uvjete kreditiranja. Informacije o slobodnim radnim mjestima i obavijest o zaposlenju možete poslati osobi koju biste željeli vidjeti u svom timu. Neke poruke zaposlenici tvrtke moraju primiti u pisanom obliku. To su disciplinske informacije i upozorenje na smanjenje. Partneri obično dobivaju nove prijedloge, žalbe i isprike.
4. korak
Poslovno pismo mora sadržavati određene detalje, pa je bolje odmah razviti obrasce. Ispunjeni obrazac može se poslati e-poštom u privitku ili ispisati i poslati običnom poštom redovnom ili ovjerenom poštom. Na vrhu bi trebalo biti ime vaše tvrtke, ili još bolje - logotip. Nešto ispod nalaze se datum i broj, a po potrebi i veze do mrežnih resursa (na primjer, ako su uvjeti ugovora ili natječajna dokumentacija objavljeni na službenoj web stranici). Bolje zadržati stupac za temu pisma. Neka bude podebljano. To će vašem adresatu omogućiti brzu navigaciju u dokumentima koji mu se svakodnevno šalju na potpis.
Korak 5
Navedite prezime, ime, prezime i položaj osobe kojoj je pismo namijenjeno. Mnoge tvrtke imaju vlastite web stranice ili barem početne stranice na Internetu. Tamo vjerojatno ima kontakata. Možete nazvati tajnicu i saznati tko je od zaposlenika uključen u određeno pitanje. Tvrtka može imati imenjake, pa čak i zaposlenike koji imaju isto prezime i inicijale.
Korak 6
Započnite svoje pismo osobnom adresom imenom i imenom. Bilo bi prikladno dodati joj riječ "poštovan", čak i ako pišete disciplinsko pismo. U uvodnom dijelu podsjetite adresata na prethodni kontakt, čak i ako je to bilo davno. Moguće je da se ovaj zaposlenik bavi mnogim problemima. Potrebno mu je pružiti priliku da se orijentira, a istovremeno pokazati da cijenite njegovo vrijeme. To može biti veza do ugovora potpisanog određenog datuma ili poruka da je uprava pregledala životopis objavljen na web mjestu. Ako pišete odgovor, navedite koju je radnju vaš ispitanik poduzeo kao okidač.
