Suvremeni čovjek prisiljen je na e-poštu. Bez toga je nemoguće registrirati se u raznim internetskim projektima, stvarati račune na društvenim mrežama i voditi punopravni poslovni život. Tamo gdje je velik protok informacija, moraju postojati pravila za održavanje reda.
Jeste li ikad pokušali izbrojiti koliko e-maila svakodnevno stiže u vašu pristiglu poštu? Ponekad je njihov broj veći od stotine, a to nije ograničenje. Sasvim je očito zašto je u takvom protoku informacija teško pronaći stvarno važna slova. Kako možete urediti stvari u svojoj pošti i izbjeći ponavljanje ovog kaosa u budućnosti?
Korijen problema
E-pošta je klasični komunikacijski kanal putem kojeg se informacije nastavljaju razmjenjivati u profesionalnom okruženju. Na svoj e-mail primamo obavijesti, projektnu dokumentaciju, račune za plaćanje, kontakte budućih poslovnih partnera itd. Kaos u e-pošti stvara nered u glavi: ne možete sakupljati svoje misli, sjećati se važnih podataka, lako je nešto zaboraviti, teško je nešto pronaći …
Otuda nedostatak vremena i jednostavna razdražljivost. Pa zašto ne pospremite svoju e-poštu jednom, a zatim je jednostavno nastavite neprestano držati?! Vjerujte, zadovoljstvo mi je raditi s takvom poštom!
Stavljanje stvari u red
Steknite naviku sortiranja dolazne korespondencije u kategorije: radno, osobno, zabavno, zanimljivo itd. Možete čak i sortirati slova po prezimenu ako to zaista želite. Obavezno upotrijebite standardne naljepnice svoje usluge: označite slova kao važna, stavite ih zvjezdicama i drugim prepoznatljivim znakovima. Ne ostavljajte nepotrebne e-adrese u općenitom direktoriju - odmah ih označite kao "neželjenu poštu". Također ne škodi odjaviti se od nepotrebnih poštanskih pošiljaka.
Naučite raditi s grupama slova. Dovoljno je istaknuti određeni broj primljenih pisama sa sličnim karakteristikama i poslati ih u zasebni direktorij, izbrisati ili označiti. To pomaže u učinkovitom rješavanju problema zbrke u velikom protoku dolaznih e-adresa.
Kad primite važne e-poruke, ali nećete moći odmah odgovoriti, označite ih najbogatijom standardnom oznakom: kad sljedeći put započnete s radom, prvo ćete ih primijetiti i odgovoriti im. Ako to ne učinite odmah, tada će se važna slova izgubiti među drugima, a osobu ćete iznevjeriti ili nećete imati vremena učiniti nešto važno.
Postoje slova koja uopće nemaju smisla čuvati. Ako sigurno znate da je primljeno pismo očito neželjena pošta, odmah ga izbrišite, a da ga niti ne otvorite. Inače ćete svaki put naletjeti na to i gubiti vrijeme na ponovno čitanje naslova. U volumenu jednog slova utrošit ćete nekoliko sekundi, ali kad ih je puno, gubitak vremena ispada prilično opipljiv.
